Mailboty - zautomatyzowane systemy do obsługi korespondencji e-mailowej

Mailboty, czyli zautomatyzowane systemy do obsługi korespondencji e-mailowej, stają się coraz powszechniejszym narzędziem w nowoczesnych organizacjach.

Mailboty

Mailbot

Mailboty, czyli zautomatyzowane systemy do obsługi korespondencji e-mailowej, stają się coraz powszechniejszym narzędziem w nowoczesnych organizacjach. Dzięki integracji z LLM (Large Language Models) oraz workflow automatyzującym, ich zastosowania wykraczają daleko poza proste autorespondery.

01. Automatyczne odpowiadanie na zapytania klientów
(Customer Service Mailbot)

Przeznaczenie:

arrow orange
Obsługa zapytań z formularzy kontaktowych, helpdesków i adresów ogólnych (np. info@, support@).
arrow orange
Automatyczne udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ).
arrow orange
Przekazywanie skomplikowanych spraw do odpowiednich działów.

Korzyści:

arrow orange
Skrócenie czasu reakcji (SLA)
arrow orange
Odciążenie zespołu obsługi klienta
arrow orange
Obsługa 24/7
02. Obsługa zgłoszeń wewnętrznych
(HR, IT, administracja)

Przeznaczenie:

arrow orange
Mailbot HR: odpowiada na pytania o urlopy, polityki benefitowe, onboarding
arrow orange
Mailbot IT: przyjmuje zgłoszenia techniczne, sugeruje rozwiązania z bazy wiedzy
arrow orange
Mailbot administracyjny: udziela informacji o dostępności sal, procedurach, dokumentach

Korzyści:

arrow orange
Automatyzacja powtarzalnych odpowiedzi
arrow orange
Szybszy dostęp do wewnętrznych zasobów wiedzy
arrow orange
Integracja z systemami ticketowymi
03. Wsparcie sprzedaży i marketingu
(Sales & Lead Qualification Mailbot)

Przeznaczenie:

arrow orange
Odpowiadanie na zapytania ofertowe
arrow orange
Kwalifikacja leadów (np. na podstawie domeny, zapytania, treści)
arrow orange
Kierowanie potencjalnych klientów do handlowców

Korzyści:

arrow orange
Skrócenie czasu od kontaktu do reakcji sprzedażowej
arrow orange
Utrzymanie kontaktu z klientem nawet poza godzinami pracy
arrow orange
Automatyzacja pierwszego etapu lejka sprzedażowego
04. Potwierdzanie i umawianie spotkań
(Meeting Scheduling Mailbot)

Przeznaczenie:

arrow orange
Wysyłanie propozycji terminów spotkań
arrow orange
Integracja z kalendarzami (Google, Outlook)
arrow orange
Wysyłanie przypomnień, zmian terminów, odwołań

Korzyści:

arrow orange
Odciążenie zespołów sprzedażowych, HR i administracyjnych
arrow orange
Mniejsza liczba błędów organizacyjnych
arrow orange
Wzrost punktualności i frekwencji
05. Monitoring korespondencji przychodzącej
(Mailbot jako strażnik skrzynki)

Przeznaczenie:

arrow orange
Kategoryzowanie i tagowanie wiadomości
arrow orange
Wykrywanie ważnych maili (np. reklamacje, ryzyko eskalacji)
arrow orange
Przekierowywanie spraw pilnych do odpowiednich osób

Korzyści:

arrow orange
Lepsze zarządzanie dużym wolumenem maili
arrow orange
Wczesne wykrywanie potencjalnych kryzysów
arrow orange
Zwiększenie przejrzystości korespondencji
06. Raportowanie i tworzenie zestawień
(Analytics Mailbot)

Przeznaczenie:

arrow orange
Codzienne/tygodniowe raporty dla kadry zarządzającej
arrow orange
Zbieranie i agregacja danych z e-maili (np. liczba reklamacji, typy zgłoszeń)
arrow orange
Wizualizacja trendów

Korzyści:

arrow orange
Automatyzacja raportowania operacyjnego
arrow orange
Szybsze podejmowanie decyzji
arrow orange
Transparentność procesów
07. Mailbot do egzekwowania procesów
(Process Enforcement Bot)

Przeznaczenie:

arrow orange
Przypominanie o wymaganych działaniach (np. brak załączników, niekompletne dane)
arrow orange
Wysyłanie szablonowych odpowiedzi w zależności od etapu procesu (np. rekrutacja, fakturowanie, zwroty),
arrow orange
Kontrola zgodności z politykami

Korzyści:

arrow orange
Minimalizacja błędów proceduralnych
arrow orange
Egzekwowanie SLA i standardów
arrow orange
Redukcja manualnej kontroli
08. Personalizacja komunikacji z klientem
(Customer Engagement Mailbot)

Przeznaczenie:

arrow orange
Wysyłka wiadomości dostosowanych do kontekstu klienta (np. historia zakupów, zgłoszeń)
arrow orange
Tworzenie indywidualnych propozycji (np. odnowienie umowy, cross-sell)
arrow orange
Odpowiedzi budujące relację, a nie tylko zamykające sprawę

Korzyści:

arrow orange
Wzrost retencji i lojalności klienta
arrow orange
Lepsze doświadczenie użytkownika (CX)
arrow orange
Odczuwalna personalizacja mimo automatyzacji

Zautomatyzuj procesy BOK dzięki wsparciu Voicebota

Poszukujesz rozwiązania wspierającego obsługę infolinii? Dzięki naszym systemom voicebotowym Twój zespół otrzyma wsparcie w postaci Wirtualnego Agenta, który:

Automatycznie odbiera połączenia przychodzące

Analizuje pytania

Udziela odpowiedzi

Wykonuje automatycznie połączenia wychodzące

Oferowany inteligentny voicebot posiada:

Funkcjonalność inteligentnego asystenta symulującego naturalną rozmowę między ludźmi

Utrzymuje stan konwersacji gromadząc informacje uzyskane podczas rozmowy​

Przyjmuje połączenia w kanale głosowym (infolinia, call center) wraz z kontekstem rozmowy

Analizuje treści i przekazuje połączenia zwrotne do infolinii

Voicebot

Co wyróżnia nasze systemy voicebotowe?

Cechy naszych voicebotów

Szybkość uczenia się

Kierowanie i przełączanie rozmów

Utrzymanie kontekstu rozmowy

Dygresje

Rozpoznawanie emocji

Funkcja doprecyzowania pytania

Różne typy odpowiedzi

Zrozumienie języka naturalnego

Oferowany Wirtualny Asystent

Rozpoznaje nazwy własne

Rozpoznaje daty i cyfry w mowie swobodnej

Rozpoznaje kilka intencji w jednym pytaniu

Umożliwia podsłuch rozmów przez supervisora

Otrzymujesz

Możliwość nagrywania rozmów

Szybką integrację z wiodącymi platformami Call Center: Genesys, Avaya, Vocalcom, Cisco, Zendesk

System w wersji: cloud, on- premise lub hybryda

Przejrzysty interfejs do budowania dialogów

Udostępniamy dedykowane wersje scenariuszy do obsługi procesów: windykacji, reklamacji, weryfikacji rozkładu jazdy, sprawdzania statusu wysyłki, rekrutacji, rejestracji wizyt, informowania o ofercie firmy, obsługi mieszkańców urzędu miasta i wiele innych.
Zaufaj uznanej technologii i sprawdzonemu integratorowi z wieloletnim doświadczeniem i najwyższymi kompetencjami.